Privacybeleid

Beste ouder,

Als je jouw kind aanmeldt via https://sint-niklaas.aanmelden.in/ ga je akkoord met alle toepassingen, acties en beslissingen van het Lokaal Overlegplatform Sint-Niklaas basisonderwijs die daarbij horen. Deze lees je in onderstaande gebruikersovereenkomst en privacyverklaring. Deze gebruiksovereenkomst en privacyverklaring zijn in overeenstemming met het aanmeldingsdossier van het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs, zoals goedgekeurd door de Commissie inzake Leerlingenrechten.

Als je niet wil dat wij jouw gegevens verwerken, kan je je hiertegen verzetten via lop.sintniklaas@vlaanderen.be. Houd er wel rekening mee dat wij jou dan de gevraagde dienst – het verwerken van de aanmelding van uw kind – niet kunnen verstrekken.

Het instemmen met deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring is noodzakelijk om de aanmelding te kunnen vervolledigen.

Gegevensverwerking in het kader van het centraal aanmeldingsregister.

Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Alle scholen voor gewoon basisonderwijs, gelegen in het werkingsgebied van het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs werken met een gezamenlijk, digitaal aanmeldingssysteem.

De leden van de algemene vergadering van het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs mandateerden het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs voor het ordenen, toewijzen en bekendmaken van de resultaten.

Uw persoonsgegevens worden door het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs verwerkt in het kader van de aanmeldingsprocedure voor het schooljaar 2023-2024 op basis van het algemeen belang dat haar is toegekend.

Privacyverklaring.

Welke informatie van jouw gezin zit in het aanmeldingsregister ?

In het aanmeldingsregister komt de informatie:

• die noodzakelijk is om je kind te identificeren en je te informeren over het resultaat van de aanmelding: de naam van de ouder en het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, de antwoorden op de vragenlijst, wie het kind heeft aangemeld, contactgegevens van de ouders, je schoolkeuzes en je voorkeursvolgorde.
• die noodzakelijk is voor de ordening van jouw kind in elke school die u aangeeft:
  • of een ouder op de school werkt,
  • of er al een broer of zus op school zit,
  • het domicilieadres van het kind voor de afstandsberekening;
  • een werkadres van een ouder voor de afstandsberekening.

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over jou of jouw kind.

Je kan je gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. Contacteer daarvoor de beheerder lop.sintniklaas@vlaanderen.be. Je ontvangt nadien een kopie van de aangepaste gegevens.

Na de aanmeldingsperiode is het niet meer mogelijk om je gegevens te wijzigen.

Waarvoor worden de gegevens van je kind en jouw gezin gebruikt ?

• Op individueel niveau worden de gegevens van uw kind gebruikt:
• voor de rangordening van je kind en de toewijzing van een school;
• om je op de hoogte te brengen van het resultaat van de aanmelding;
• om je kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat je dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven;
• om voor je kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt.
• Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingssysteem te evalueren en na te gaan:
• of het systeem technisch goed functioneert en de afstandsberekeningen, rangordeningen en toewijzingen correct gebeuren;
• in welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders
• in welke mate we erin slagen in scholen een evenredige verdeling van kansarme en kansrijke kinderen te realiseren.
• of de communicatie en sensibilisering rond aanmelden Lokaal Overlegplatform gewenste effect heeft.

Wie kan welke gegevens over jouw kind en jouw gezinssituatie inzien ?

• De personen die door het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen bemannen.
• De directeur van de school waaraan jouw kind wordt toegewezen, met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van uw kind. De school krijgt niet te zien voor welke andere scholen je je kind aanmeldde.
• De directeur van de scholen waar je kind op de weigeringslijst komt. Ook deze scholen krijgen niet te zien voor welke andere scholen je je kind aanmeldde. De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
• adres, telefoonnummer en naam van de ouders;
• geboortedatum, RRN van het kind;
• je antwoord op de vragen omtrent het onderwijsdiploma van de moeder en het ontvangen van een schooltoelage om te bepalen of je kind een indicator- of niet-indicatorkind is;
• of je kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel.

Hoe worden de gegevens van jouw gezin gecontroleerd?

De controle bestaat uit twee delen

1. Controle tijdens/na het afsluiten van de aanmeldingsperiode.

• Door de beheerder: Voor het toewijzen van de plaatsen, volgens de afgesproken criteria binnen het LOP Sint-Niklaas basisonderwijs, gebeuren volgende noodzakelijke controles:
  • Volledigheid: werden alle velden ingevuld?
  • Dubbele dossiers: één kind kan maar één keer aangemeld worden.
  • Controle op het recht op voorrang.
  • Controle op domicilie in het kader van de afstandsberekening.
• Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het ordenen en toewijzen van de plaatsen. De beheerder kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren en het dossier te vervolledigen of corrigeren. Zonder toestemming van de aanmelder, wordt een dossier nooit aangepast.

• Door de school: na de aanmelding en voor de toewijzing controleert de school de gegevens van de kinderen die met voorrang werden aangemeld: broers/zus, kind van personeel. Deze controles zijn noodzakelijk voor er kan worden overgegaan tot het toewijzen van de plaatsen. De school kan de opgegeven contactgegevens gebruiken om de aanmelder te contacteren.

2. Controle door de school bij inschrijving.

Wanneer je kind gaat inschrijven op school na een aanmelding, kan de school controleren of de ingevulde gegevens correct en volledig zijn. Om de correctheid te bewijzen, kan je volgende documenten meebrengen bij inschrijving:

• Identiteitsbewijs van uw kind;
• Bewijs van domicilie;
• Attest werkgever m.b.t. opgegeven werkadres;

Wanneer een school bij inschrijving vaststelt dat de ingevulde gegevens niet correct zijn, verlies je je recht op inschrijving. Vul daarom alle gegevens eerlijk in.

Je bent als ouder verantwoordelijk voor het correct en volledig invullen van alle noodzakelijke gegevens.

Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Het LOP bewaart gedurende maximum 10 jaar een dataset in een beveiligde omgeving, die het enkel zal gebruiken in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Waar kan je terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Heb je vragen over welke gegevens wij over jou verwerken? Of wil je de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen? Neem contact op met de beheerder: lop.sintniklaas@vlaanderen.be.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Wend je tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via toezichtcommissie@vlaanderen.be.

Heb je een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure zelf of het resultaat ervan? Is er een probleem bij het aanmelden of je hebt een klacht over de toewijzing?

• Dien een klacht in bij de ombudsdienst inschrijvingen via het e-formulier op https://naarschoolinsintniklaas.be. Klachten voor de disfunctiecommissie kunnen ingediend worden tot uiterlijk 17 april 2023.
• Of dien een klacht in bij de Commissie inzake Leerlingenrechten binnen de 30 kalenderdagen na vaststelling van de feiten: https://www.agodi.be/commissie-inzake-leerlingenrechten-een-klacht-indienen